De wereld van archieven ondergaat een periode van snelle veranderingen, aangedreven door regelgevende en technologische evoluties die de professionele praktijken herdefiniëren. Tussen de verlenging van de fiscale bewaartermijnen, de verscherping van de eisen voor digitale archivering met bewijswaarde en de opkomst van kunstmatige intelligentie in de valorisatie van erfgoed, worden archivarissen geconfronteerd met structurele veranderingen die veel verder gaan dan alleen de vraag van bewaring.
Wet van 25 juni 2026 inzake belastingfraude: wat verandert er voor archivering
De wet nr. 2026-534 van 25 juni 2026 inzake de bestrijding van belastingfraude heeft een fundamentele parameter gewijzigd voor elke organisatie die archieven beheert: de wettelijke bewaartermijn voor fiscale documenten is verlengd van 6 naar 10 jaar. Deze nieuwe termijn sluit aan bij de maximale controleperiode waarover de belastingdienst nu beschikt.
Concreet is de overgang naar 10 jaar van toepassing op alle documenten waarvan de bewaartermijn niet is verstreken op 1 januari 2027. Dit betekent dat bedrijven en particulieren zich niet kunnen beperken tot het bijwerken van hun archiveringsbeleid voor alleen de documenten die na deze datum zijn aangemaakt. Ook bestaande archieven vallen onder deze regeling.
Deze uitbreiding heeft directe gevolgen voor de opslagvolumes, zowel fysiek als digitaal. Voor structuren die belangrijke fondsen beheren, betekent dit meerdere extra jaren documenten die bewaard, geïndexeerd en toegankelijk moeten worden gemaakt in geval van controle. Het volgen van de recente artikelen van Les Archivistes maakt het mogelijk om de omvang van deze aanpassingen in de loop van de maanden te meten.
Digitale archivering met bewijswaarde: de norm NF Z42-013 in het middelpunt
Elektronische archivering is niet langer alleen het opslaan van een PDF-bestand op een server. Sinds 2025-2026 zijn de eisen verscherpt rond een specifiek concept: de bewijswaarde. Om een digitaal document in de rechtbank te kunnen gebruiken, moet het systeem dat het document bewaart drie dingen garanderen.
- De integriteit van het document: er mag geen wijziging mogelijk zijn na de indiening, en elke poging moet detecteerbaar zijn via cryptografische mechanismen
- De identificatie van de auteur: het systeem moet elk document betrouwbaar aan zijn afzender koppelen, wat vaak het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening inhoudt
- De volledige traceerbaarheid van de handelingen: elke raadpleging, elke overdracht, elke actie op het document moet worden gelogd en gedateerd
De norm NF Z42-013 regelt deze eisen voor elektronische archiveringssystemen. Voor digitale kluizen is de norm NF Z42-020 van toepassing. Deze referentiekaders zijn niet nieuw, maar naleving ervan wordt een directe operationele uitdaging met de veralgemening van elektronische facturering en gedematerialiseerde administratieve procedures.
Een kloof tussen de online beschikbare inhoud en de realiteit ter plaatse
De zoekresultaten over het thema archieven zijn sterk gericht op historisch erfgoed en oude pers. Vragen over regelgevende archivering en digitale compliance worden weinig behandeld door de algemene media. De ervaringen ter plaatse verschillen hierin: sommige organisaties hebben hun systemen al in overeenstemming gebracht, terwijl anderen deze verplichtingen pas ontdekken tijdens een controle of een geschil.
Kunstmatige intelligentie en erfgoedarcheven in Frankrijk
Kunstmatige intelligentie begint de manier waarop archieffondsen worden gewaardeerd en verspreid te transformeren. Verschillende Franse instellingen experimenteren met AI-tools voor taken die voorheen een aanzienlijke tijd in beslag namen.
Automatische handschriftherkenning (HTR, voor Handwritten Text Recognition) maakt het mogelijk om oude documenten op een schaal te transcriberen die handmatig onmogelijk zou zijn. Hele fondsen van correspondentie, parochieregisters of notariële minuten worden zo doorzoekbaar in volledige tekst.
AI wordt ook gebruikt om metadata te verrijken: automatische identificatie van plaatsen, personen en data die in een document worden genoemd. Deze fijne indexering opent mogelijkheden voor kruiszoekingen tussen fondsen die voorheen gescheiden waren.
Huidige beperkingen van deze tools
De beschikbare gegevens stellen niet in staat om conclusies te trekken over de betrouwbaarheid op grote schaal van deze technologieën die op archieven worden toegepast. De foutpercentages variëren sterk afhankelijk van de kwaliteit van de bron documenten, het type schrift en de taal. Een register uit de 18e eeuw in goede staat vormt niet dezelfde problemen als een notariële akte uit de 15e eeuw met vervaagde inkt.
De vraag naar menselijke supervisie blijft open. Een archivaris is noodzakelijk om automatische transcripties te valideren en interpretatiefouten te corrigeren, wat de productiviteitswinst die sommige softwareleveranciers aankondigen relativeert.
Elektronische facturering en geautomatiseerde archivering: een lopende convergentie
De geleidelijke veralgemening van elektronische facturering in Frankrijk creëert een massale stroom van van oorsprong digitale documenten die in overeenstemming met de geldende normen moeten worden gearchiveerd. Deze verplichting geldt niet alleen voor grote bedrijven: KMO’s en zelfstandigen worden geleidelijk in het systeem geïntegreerd.
De uitdaging is dubbel. Aan de ene kant tendert de archivering van elektronische facturen naar automatisering via de partner dematerialisatieplatforms (PDP). Aan de andere kant ontslaat deze automatisering niet van de verplichting om te controleren of het gebruikte systeem voldoet aan de eerder beschreven eisen van bewijswaarde.
- Facturen moeten in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard, zonder conversie die hun integriteit zou aantasten
- Het archiveringssysteem moet gescheiden zijn van het boekhoudsysteem om de onafhankelijkheid van het bewijs te waarborgen
- De bewaartermijnen moeten de nieuwe termijn van 10 jaar in acht nemen die door de wet van juni 2026 is ingevoerd
Voor structuren die zowel historische papieren archieven als toenemende digitale stromen beheren, roept de co-existentie van deze twee werelden vragen op over organisatie en vaardigheden die het beroep van archivaris nu volledig integreert.
De wereld van archieven in 2026 bevindt zich op het kruispunt van fiscaal recht, technologie en erfgoed. De professionals die deze evoluties volgen, weten dat de volgende stap, met de effectieve toepassing van de termijn van 10 jaar op 1 januari 2027, concrete afwegingen zal vereisen over de tools, budgetten en werkmethoden.